Organização do acervo documental do Núcleo de Memória do Ifes – campus Santa Teresa

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Projeto que realizou o inventário, organização, higienização e disponibilização para consulta do acervo documental que constitui o Núcleo de Memória do Ifes – campus Santa Teresa, preservando e promovendo a memória não somente da instituição em questão, mas também de momentos decisivos da História do Espírito Santo.

Site: https://st.ifes.edu.br/index.php/nucleo-de-memoria https://st.ifes.edu.br/index.php/nucleo-de-memoria

Descrição

A história do IFES Santa Teresa e do distrito de São João de Petrópolis se cruzam num aspecto muito importante: tanto o distrito quanto a instituição escolar fazem parte do mesmo processo de tentativa de ocupação e desenvolvimento do interior capixaba. Este projeto ajuda a resgatar e organizar essa história ao realizar o inventário, organização, higienização e disponibilização para consulta do acervo documental que constitui o Núcleo de Memória do Ifes – campus Santa Teresa, preservando e promovendo uma memória de mais de setenta anos no interior do Espírito Santo.

Para atingir os objetivos propostos, realizamos a mobilização prévia da comunidade escolar (alunos, servidores, ex-funcionários, pais etc.) de modo a já divulgar as ações e conseguir apoio para a execução das etapas. Encontramos um cenário confuso, com documentos espalhados por diferentes espaços do campus. Agimos então em diferentes frentes, eliminando riscos como: umidade, insetos, poeira, perigo de incêndio etc.

Após o manuseio inicial e a implementação das estratégias acima descritas, conseguimos junto à Gestão do campus a cessão de um espaço apropriado para manipulação e guarda do acervo a ser inventariado. Trata-se de espaço arejado, com boa iluminação, sem umidade, com espaço para higiene da equipe de trabalho, além de ser próximo aos principais prédios da escola. Neste novo espaço, podemos distribuir a mobília adquirida, retirar minuciosamente as sujidades, bem como grampos e outras partes enferrujadas. Além disso, os documentos foram separados e acondicionados previamente em caixas e estantes como forma de facilitar o inventário.

Elaboramos um sistema de descrição com base em referências como: NOBRADE (Norma Brasileira de Descrição Arquivística); estudo de casos de organização de acervos; publicações técnicas da área; além, evidentemente, do exame das especificidades locais. Nesse sentido, para a correta a descrição do acervo, as fases anteriormente descritas foram fundamentais (limpeza mecânica detalhada; realização de pequenos reparos nas partes do documento em mal estado de conservação).

Cumprida as etapas anteriormente descritas, passamos ao preenchimento das fichas de descrição elaboradas para o projeto, a qual informa aspectos como: estado do documento, número, resumo do conteúdo nele contido etc. Feito isso, passamos à etiquetagem e arquivamento em caixas numeradas e estantes.

Optamos por utilizar a técnica do inventário sumário em lugar do analítico, tendo em vista fatores como: número crescente de massa documental para trabalhar; desorganização do acervo; pequena quantidade de pessoal etc. Com essa decisão, conseguimos abranger, organizar e preservar uma quantidade muito maior de documentos.

Fomos além do inventário e criamos também uma Guia dos Fundos do Acervo do Núcleo de Memória, o qual ambiciona propiciar uma visão de conjunto do arquivo, permitindo ao público saber quais são os recursos, a natureza e o interesse dos fundos que o arquivo abriga. A propósito, o contato com o conjunto de documentos nos permitiu criar os seguintes fundos, os quais revelam importantes fases da instituição: 1) Fundo Escola Prática de Agricultura (1940-1948); 2) Fundo Escola Agrotécnica do Espírito Santo (1948-1956); 3) Fundo Escola Agrotécnica de Santa Teresa (1956-1964); 4) Fundo Colégio Agrícola de Santa Teresa (1964-1979); 5) Fundo Escola Agrotécnica Federal de Santa Teresa - Fase I (1979-1993); 6) Fundo Escola Agrotécnica Federal de Santa Teresa - Fase II (1993-2008); 7) Fundo Instituto Federal do Espírito Santo campus Santa Teresa (2008 até o presente); 8) Fundo Cooperativa Escola (1945-2006)

O presente projeto tem contribuído até o momento para a valorização da memória da região. Reconhecemos que o alcance pode ser bastante potencializado. Como o projeto se propôs ao inventário do acervo, entendemos que a missão principal neste momento é entregar para a sociedade um núcleo organizado, com os riscos de degradação dos documentos minimizados e com ferramentas de consulta que permita aos estudantes, à comunidade e a pesquisadores conhecer mais sobre a memória da instituição, da região e do Espírito Santo.

Cumpre informar aspectos interessantes no que diz respeito aos desdobramentos do projeto: 1) em julho de 2019 convidamos ex-alunos do campus para visitar o projeto e ter contato com o acervo, o que ajudou os mesmos a se ambientarem ao projeto, pondo em contato diversas gerações que já passaram pela escola; 2) há uma monografia em elaboração que se utiliza de documentos inventariados pelo projeto como fonte de estudo; 3) No momento, o efeito multiplicador tem sido potencializado também pelo blog e pelos perfis em redes sociais, que ajudam a divulgar o projeto; 4) também produzimos materiais impressos (folders e marcadores de página) como instrumento de divulgação; 5) Durante o mês de setembro de 2019 realizamos a apresentação pública do projeto, sendo bastante profícua a recepção dos resultados obtidos.